Durante le mie peregrinazioni per il web trovo spesso articoli interessanti che vorrei segnalare ad altri. Spesso però mi dico che sarebbe molto più comodo se gli articoli fossero scritti in italiano, così ho deciso di tradurre (o interpretare) quelli che trovo molto interessanti. Questa volta si tratta di un post tratto dal blog Web Worker Daily, è un blog che tratta di argomenti utili a chi lavora con il web ma ciononostante credo che l’articolo in questione possa essere applicato in tutti i casi dove si comunichi con le e-mail (anche fuori dall’ufficio!).
(In corsivetto le mie aggiunte.)
Dal momento che le e-mail sono la principale forma di comunicazione per molti lavoratori, allo strumento si dedica molta attenzione: come gestire le e-mail, come svuotare la posta in arrivo, etichettare le e-mail e altro.
Forse, però, non viene dedicato abbastanza tempo ad imparare come comunicare con le e-mail, o, più precisamente, come comunicare in modo chiaro e conciso, due aspetti cruciali della comunicazione che sono spesso sottovalutati.
Quante volte avete ricevuto mail confuse e incoerenti? Quante volte avete cliccato su “Elimina” perchè non avevate idea di cosa volesse il mittente o non avevate il tempo per leggere tutto il messaggio?
Il problema è che la gente non ha tempo per le lunghe mail e nemmeno per cercare di capire nei dettagli cosa si vuole ottenere in risposta. Bisogna farsi capire con una mail più corta possibile.
Anche le incomprensioni sono un problema legato alla natura delle e-mail. Spesso le persone scrivono frasi ambigue che possono essere malinterpretate, tutto questo porta ad una perdita di tempo e di energie.
Ecco alcune regole per comunicare in modo conciso ed efficace.
Usate meno frasi possibile. Potreste provare la regola delle 5 frasi anche se è il caso di usarne di più, quando necessario. La domanda è: “quante sono le frasi necessarie per comunicare quello che si vuole dire?” oppure “di quali frasi mi posso sbarazzare?”. Bisogna mirare al numero minimo di frasi utili a comunicare il messaggio. Questo assicura che non abuserete del tempo del destinatario e la vostra mail sarà almeno letta, spesso infatti la gente tende a evitare le mail lunghe o addirittura le elimina. Spesso io mando delle e-mail senza il testo, scrivendo nell’oggetto il mio messaggio, per esempio “Chiamami appena puoi [END]”, oppure “L’ordine da inviare è il numero 76545”.
Stabilite cosa volete ottenere nel modo giusto. Non scrivete una lunga introduzione, la storia della vostra vita o altre storie inutili. Alle persone non interessa, vogliono solo sapere cosa volete. Dovete quindi stabilire cosa volete, nella prima frase. Evitate le frivolezze. Evitate che il destinatario debba scorrere 10 paragrafi per trovare cosa deve farne della mail.
Scrivete di un solo argomento. Sono stati molti i casi in cui ho letto una mail, fatto quello che dovevo fare… per poi scoprire che c’erano altre cose da fare. Mi è anche capitato di rispondere solo alla prima parte della mail, semplicemente perchè non avevo abbastanza tempo.
Se scrivete di più argomenti, otterrete due cose: 1) probabilmente la vostra mail non verrà letta bene o non seguiranno azioni e 2) se la mail verrà letta e risposta o le azioni verranno intraprese, il destinatario probabilmente farà solo una delle cose richieste.
La soluzione è concentrarsi su un oggetto solo e una sola richiesta. Quando si ha una risposta positiva si può procedere alla seconda richiesta, stando però attenti a non sopraffare il destinatario, se possibile.
Evitate l’umorismo e le emozioni. Queste non sono molto idicate in una e-mail. Anche se usate le faccine. Semplicemente non c’è modo di mostrare il tono, le inflessioni, etc… e non c’è modo di sapere se il destinatario capisce che voi state scherzando. Mentre comunicate di persona, potete vedere che il vostro interlocutore non capisce il vostro umorismo, quindi dire “sto solo scherzando!”. Ma nelle e-mail non si può.
Quindi, a meno che non conosciate bene la persona, e sapete che capirà che state scherzando, evitate l’umorismo. E’ un rischio che è meglio non correre.
Usate frasi con “se … allora”. Dal momento che l’e-mail è un metodo di comunicazione “botta e risposta” e che potrebbe passare un giorno o più per una risposta (in alcuni casi), si vorrebbe limitare il numero di volte che un messaggio va avanti e indietro. Per fare questo usate frasi con “se … allora” per anticipare possibili risposte alle domande poste.
Per esempio: se si vuole conoscere l’esito di una relazione, invece di chiedere al destinatario se ha ricevuto risposta, quindi aspettare una risposta e ribattere con un’altra mail sulla base di questa risposta, provate a fare tutto in una mail:
“Hai già avuto risposta da X? Se si, potresti finire la relazione per Martedì e mandarmela? Se non ha ancora risposto, aspetta fino a domani e poi fammi sapere l’esito.”
Anticipando le possibili risposte e proponendo un’azione per ognuna di esse, si elimina molto del tempo perso tra botta e risposta.
Individuate le ambiguità e chiaritele. Una volta scritta la mail, prendetevi una manciata di secondi per rileggerla prima di cliccare su “Invia”. Leggetela come se foste i destinatari - quanto è comprensibile e intuibile il messaggio? Vi sono parti ambigue e facilmente fraintendibili? Se si, chiarite.
Rileggete per sintetizzare. Mentre rileggete, guardate anche se c’è la possibilità di accorciare la mail, togliere parole, frasi o addirittura paragrafi. Non togliete niente del messaggio essenziale che volete comunicare.